COMO CONDUZIR UM PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO SEM UM DEPARTAMENTO DE RH ESTRUTURADO

No mundo ideal, a sua empresa fatura mais de 1 milhão por mês, tem um mix de serviços que são a expressão única da sua essência e todos os departamentos estão estruturados e completos como uma multinacional japonesa.

Mas empresas de pequeno e médio porte muitas vezes enfrentam o desafio de realizar recrutamento e seleção de forma eficaz sem contar com um departamento (ou um profissional exclusivo) de Recursos Humanos (RH). Nesses casos, o empresário, gestor ou equipe enxuta é quem assume a responsabilidade de atrair e selecionar os melhores talentos, uma tarefa essencial para o sucesso do negócio.

Por isso, trouxemos aqui um guia estratégico e prático para conduzir o recrutamento e seleção em empresas que ainda não possuem uma área de RH formalizada.

Definir a necessidade com clareza

O primeiro passo para um recrutamento bem-sucedido é entender exatamente o que a sua empresa precisa. Muitas vezes, empresários cometem o erro de buscar um perfil muito generalista, sem ter clareza sobre as habilidades e competências que o cargo exige.

Para evitar isso, primeiro faça a descrição do cargo. Liste as atividades e responsabilidades principais. Identifique as habilidades técnicas e comportamentais necessárias. Por exemplo, se a vaga é para um vendedor, quais habilidades são imprescindíveis (comunicação, persuasão, organização)?

Segundo, defina requisitos mínimos e desejáveis. Estabeleça o que é essencial (formação, experiência, certificações) e o que é um diferencial. Isso ajuda a evitar que candidatos fora do perfil avancem no processo.

Se a empresa não tiver experiência em criar descrições de cargo, uma pesquisa sobre funções semelhantes no mercado pode ser útil, assim como consultar consultorias especializadas ou consultores autônomos de RH .

Utilizar canais de divulgação adequados

Sem um departamento de RH estruturado, o empresário deve ser estratégico na escolha dos canais de divulgação da vaga. Existem opções tanto gratuitas quanto pagas, e cada uma tem seu público-alvo específico:

• Redes sociais: O LinkedIn é uma plataforma fundamental para atrair profissionais qualificados, mas também é possível utilizar grupos de Facebook ou anúncios no Instagram dependendo do perfil do cargo.

• Plataformas de emprego: Sites como InfoJobs, Indeed, Vagas.com, entre outros, permitem que a empresa divulgue vagas com grande alcance.

• Indicação de colaboradores e networking: Colaboradores atuais podem ser uma excelente fonte de candidatos qualificados. Incentivar a indicação de conhecidos pode acelerar o processo, mas é importante que a pessoa passe por todas as etapas da seleção para certificar que ela tenha as competências técnicas e comportamentais – e não só a boa vontade.

Desenvolver um processo seletivo objetivo e organizado

Mesmo sem uma estrutura formal de RH, é importante que o processo seletivo siga uma sequência lógica e organizada. Algumas dicas para conduzí-lo com eficiência são:

• Triagem inicial: Faça a análise dos currículos e selecione os candidatos que atendem aos requisitos essenciais. As plataformas de candidatura já possuem triagem automática pela inteligência artificial por meio de palavras-chave (ATS), mas caso você não possa investir nessa solução ainda, um jovem aprendiz ou estagiário pode organizar os currículos em planilhas, caso o volume seja alto.

• Entrevista por videoconferência: Realize uma triagem inicial por whatsapp (expectativa salarial, disponibilidade, acesso ao endereço etc) e realize a primeira etapa por vídeo. Este tempo ajuda a verificar se o candidato possui o perfil adequado antes de agendar uma entrevista presencial.

• Entrevista presencial estruturada: Planeje perguntas específicas relacionadas ao cargo, misturando questões técnicas e comportamentais. A IA (como gpt4 ou gemini) pode ajudar a construir perguntas específicas para cada cargo.

Avaliação de competências e habilidades comportamentais

A seleção de talentos não deve focar apenas nas habilidades técnicas, mas também no alinhamento com a cultura da empresa e nas competências comportamentais. Empresas que ainda não possuem um RH podem adotar estratégias simples para essa avaliação:

• Testes práticos ou desafios: Crie pequenos testes ou situações simuladas para avaliar a habilidade técnica e a resolução de problemas. Exemplo: um teste de Excel para cargos administrativos ou a criação de uma proposta de vendas para cargos comerciais.

• Avaliação comportamental: Utilize ferramentas de fácil acesso como o DISC, que ajuda a entender o perfil comportamental dos candidatos e como eles podem se adaptar ao ambiente de trabalho da empresa.

A PR&M Gestão de Desenvolvimento está habituada a realizar avaliações comportamentais por meio desta e outras ferramentas. Entre em contato para solicitar um orçamento de avaliação comportamental do seu time!

Tomada de decisão com base em dados

Ao finalizar o processo, a decisão sobre o candidato ideal deve ser baseada em dados e critérios objetivos. Isso significa:

• Comparar habilidades e experiência: Faça uma tabela comparando os principais candidatos, considerando habilidades técnicas, comportamentais e experiência.

• Cultura organizacional: Avalie se o candidato se alinha com a cultura da empresa, considerando os valores da organização e o estilo de trabalho.

• Feedback estruturado: Ao escolher o candidato, tenha em mente o que o levou a ser selecionado. Isso será útil para dar feedback a outros participantes e manter a transparência.

Formalização da contratação

Após a escolha do candidato, é essencial formalizar a contratação. Mesmo sem um departamento de RH, o empresário deve garantir que os aspectos legais e contratuais estejam em ordem:

• Contrato de trabalho: Utilize modelos padrão de contrato, mas, se possível, conte com a ajuda de um contador ou advogado para garantir que todos os aspectos legais, como jornada de trabalho, remuneração e benefícios, estão formalizados.

• Integração: Uma vez contratado, o colaborador deve passar por um processo de integração, por mais simples que seja. Apresente a empresa, explique as expectativas do cargo e os valores organizacionais, e garanta que ele tenha acesso às ferramentas e informações necessárias para desempenhar suas funções.

Acompanhamento e avaliação inicial

Um erro comum é pensar que o processo seletivo termina com a contratação. Acompanhar o desempenho do novo colaborador nos primeiros meses é crucial para garantir que ele se adapte bem ao cargo e à empresa. Realize reuniões de feedback regulares para identificar se há desafios e como podem ser superados.

Aproveite a chegada do novo colaborador para ouvir a visão que ele teve da sua empresa e ouvir as ideias e sugestões que uma mente oxigenada pode oferecer para melhorar os processos do departamento.

Em resumo...

Conduzir um processo de recrutamento e seleção sem um departamento de RH estruturado pode ser um desafio, mas com organização, clareza nos critérios e uso de ferramentas simples, você pode atrair e selecionar talentos alinhados ao negócio.

O mais importante é ser estratégico e não pular etapas importantes, como a definição clara do perfil desejado e a avaliação comportamental dos candidatos.

Por fim, vale considerar a contratação de consultorias externas ou profissionais de RH terceirizados caso o volume de contratações aumente ou a complexidade do processo exija um nível mais elevado de especialização.